RENCONTREZ SAM

Pouvez-vous vous identifier à cette histoire que vous vous apprêtez à lire ? Votre laboratoire a-t-il vécu une situation similaire ou vos employés ont-ils vécu la même situation que Sam ? Pensez-y…

Sam est un directeur de laboratoire de longue date avec plus de 20 ans d'expérience. Il est fier de créer une culture d’amélioration continue qui soutient des soins aux patients de haute qualité, fiables et rapides. Bien que son poste soit très exigeant, il reste calme sous pression et sans souci tout en étant accessible et heureux de vous aider à tout moment. Cependant, il n’en a pas toujours été ainsi…

Une journée dans la vie de Sam…

Il y a plusieurs années, Sam se retrouvait chaque jour mis à rude épreuve, constamment stressé et constamment inquiet de l'efficacité et de la qualité de son laboratoire. Il restait éveillé la nuit, accablé par des questions sans fin :

Avait-il réussi à évaluer tous les risques, le potentiel de préjudice et comment l’éviter ?

Examinait-il régulièrement les activités de contrôle et d'évaluation de la qualité pour s'assurer que les problèmes étaient identifiés, corrigés et surveillés pour en assurer l'efficacité et la rapidité ?
Pouvait-il être sûr que les activités d'évaluation de la qualité disposaient d'un mécanisme de résolution des plaintes, qu'elles émanent du personnel ou des clients ?
Les protocoles d’accréditation ont-ils été suivis ?
Existe-t-il un mécanisme en place pour une communication efficace entre la direction et tout le personnel ?
Le niveau de dotation était-il adéquat et lisaient-ils de nouveaux documents et étaient-ils à jour en matière de formation en matière de compétences ?
Des non-conformités ont-elles été signalées ?
Y a-t-il eu des ACAP non résolus ? Combien?
A-t-il vérifié les papiers sur son bureau qui étaient là depuis 3 jours ? Y avait-il là quelque chose lié au respect de la qualité ? Et les e-mails non vérifiés ?

Et bien plus…

Le jour qui a tout changé pour Sam…

C'était un jour comme n'importe quel autre jour pour Sam, sauf qu'une seule erreur de jugement s'était produite et s'était transformée en un événement catastrophique. Cette erreur s'est transformée en une série d'événements qui pourraient constituer une menace majeure pour les activités du laboratoire et compromettre l'intégrité et la confiance accordées à l'organisation.

Tout a commencé lorsque le laboratoire a reçu cinq échantillons de l'un de ses centres de services aux patients, nécessitant des analyses de Gastrin. Conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP), les spécimens devaient être expédiés, transportés et arriver congelés. Malheureusement, à leur réception au laboratoire, ils étaient encore froids mais pas congelés. Conformément aux instructions du superviseur, les manipulateurs d’échantillons ont reçu pour instruction de re-congeler les échantillons froids et de procéder au traitement et aux tests, malgré la non-conformité évidente aux SOP.

L’un des médecins qui ont prescrit le test de la gastrine a remis en question le résultat qu’elle a obtenu. Pendant que le directeur du laboratoire s'efforçait de découvrir ce qui avait pu mal se passer avec ce test, un technologue du personnel, qui savait ce qui s'était passé, a signalé l'incident aux autorités réglementaires. Ainsi, la spirale de stress et d’inquiétude de Sam concernant les programmes de gestion des risques et de contrôle qualité du laboratoire a bouclé la boucle.

Le lendemain, juste après que Sam ait reçu le rapport d'incident de l'employé, une équipe d'inspecteurs de l'organisme d'accréditation est arrivée à l'improviste au laboratoire pour effectuer une inspection ponctuelle. Pendant trois jours, ils ont examiné scrupuleusement tous les processus et la documentation du laboratoire et ils ont effectué des inspections complètes dans plusieurs centres de services aux patients. Leurs constats de non-conformité ont été catastrophiques, révélateurs et nombreux, 200 pour être exact.

En tant que directeur du laboratoire, Sam disposait alors de cinq jours pour prendre des mesures correctives sur 76 non-conformités majeures. Si elles n’étaient pas corrigées, l'accréditation du laboratoire serait retirée.

Le changement qui a fait la différence…

La première chose que Sam a faite a été de s’engager à agir immédiatement. L’ensemble de l’organisation s’est mobilisé pour corriger immédiatement les non-conformités majeures dans le délai de 5 jours et éviter la perte de son accréditation.

Les efforts et le stress nécessaires pour faire face à cette menace ont eu des conséquences néfastes sur Sam et son équipe. Comment pourrait-il prévenir de futurs événements comme celui-ci et maintenir les actions correctives nécessaires pour protéger l’organisation ? Sam a décidé de contacter Omnitech Innovations pour découvrir comment le logiciel Omni-Assistant pouvait les aider à trouver des solutions aux nombreux défis auxquels ils étaient confrontés et à gérer à l'avenir pour maintenir un niveau élevé de qualité, de conformité et de gestion des risques.

Fort des solutions et des avantages du logiciel Omni-Assistant, Sam a convaincu son équipe de commencer avec lui une transition numérique de la gestion de la qualité.

Aujourd'hui, Sam est toujours au courant et rassuré sur le fait qu'il évalue les risques de manière proactive et met en œuvre les précautions nécessaires pour réduire le potentiel de préjudice. Non seulement ils dépassent les normes, mais ils résolvent également les problèmes de manière proactive, profitent de leur transition numérique et mettent en œuvre des processus d'analyse des flux de travail et d’amélioration continue.

Sam, son équipe et le laboratoire ont immédiatement bénéficié des nombreuses fonctionnalités du logiciel Omni-Assistant dont :

Numérisation et automatisation de toute leur documentation clinique – permettant un accès sécurisé à tout moment et en tout lieu et une réduction significative des processus papier.
Outils d’évaluation de la gestion des risques ultra efficaces
Une plus grande uniformité et une qualité extraordinaire avec le « Big 6 » automatisé
Gain de temps important et gestion améliorée de l’utilisation des ressources
Contrôle complet des processus de conformité du département et de la formation du personnel
Un système de correction et de prévention plus efficace
Efficacité accrue de l’amélioration des processus
Qualité améliorée et erreurs réduites
Transparence totale sachant ce qui se passe dans le laboratoire, y compris le suivi de tous les échantillons depuis le point de collecte jusqu'à leur élimination
Gestion améliorée des fournisseurs pour répondre aux besoins du laboratoire avec les fournisseurs et les prestataires de services
Planifier et prioriser les projets en utilisant des informations basées sur le CdMQ (coût d'une mauvaise qualité) pour réaliser immédiatement des économies potentielles et obtenir une projection sur 12 mois.

… et quant à Sam – pas de papier sur son bureau

Plus important encore, Sam sait qu'ils sont prêts à être inspectés à tout moment.

… et vous…. Quel type de directeur êtes vous ? L’un de ceux qui se contente du statu quo ou l’un de ceux comme Sam, qui réalise le potentiel et les avantages qui peuvent être réalisés et contacte Omnitech Innovations.